Artikelindex

Leerreviews op hoofdlijn

De kern van Learning Together zijn de leerreviews. Pieter Veen schrijft daarover in zijn onderzoek: “Het perspectief waarmee een casus wordt onderzocht is dat hulp en bescherming de uitkomst zijn van samenwerking van mensen in een systeem van organisatorische afspraken, wetten en regels, tradities, gebruiken, reflexen en instrumenten. Het leerreview richt zich op dat systeem en hoe het komt dat de casus zich heeft voorgedaan, zoals die zich heeft voorgedaan. Dit systeemperspectief richt zich dus niet op de maker van de fout als schuldige, maar op het patroon in de samenwerking dat geleid heeft tot het incident, of het in ieder geval niet voorkomen heeft”.
Verder schreef hij: “De methodiek geeft houvast en structuur in de aanpak van het review onderzoek, zowel voor de onderzoekers (reviewers) als voor de betrokkenen bij de casus (reviewees). Daarbij blijkt de methode bij de deelnemers een houding te creëren waarin open met elkaar gesproken wordt. De kracht van de methode is de veiligheid die ervaren wordt om open over de casus te spreken in al zijn complexe verbindingen en mensen zich ‘bloot’ durven te geven, binnen de beslotenheid van een review”.[1]
De houding van de reviewbegeleiders is daarom open en niet gericht op verantwoording afleggen door de betrokken medewerkers. Daarvoor moeten de deelnemers wel de toestemming tot deelname van hun organisatie ervaren en zich veilig genoeg voelen om informatie te delen. Alleen dan zal meer inzicht ontstaan in cruciale momenten en factoren die hebben bijdragen aan de wijze van handelen. 

De methodiek van de leerreviews van Learning Together bestaat uit een aantal stappen. Bij elke stap staat de bijdrage daaraan van de organisaties rechts in het schema.

Stap Acties Learning Together Rol van de opdrachtgever(s)

1. Oriëntatie

Oriëntatiegesprek van de opdrachtgever(s) met de projectleider en de beoogd reviewers van Learning Together. Dit gesprek dient om de opzet van de leerreview te bespreken, op basis waarvan de offerte wordt opgesteld.

  • Vooraf: deelnemers voor het oriëntatiegesprek bepalen.
  • Tijdens: onderzoeksvragen formuleren.
  • Achteraf: offerte van Learning Together beoordelen.

2. Verkennen

Uitzetten van vragen aan en plannen van individuele interviews met betrokken professionals en zo mogelijk cliënten, waaronder de vraag naar hun individuele tijdlijn m.b.t. de casus. Dossieronderzoek (optioneel)

  • Vooraf: samenstellen van een casegroep (professionals) en reviewteam (leidinggevenden) uit betrokken organisaties.
  • Vooraf: afspreken wie geïnterviewd wordt.

3. Dialoog

Analysebijeenkomsten met casegroep en reviewteam aan de hand van een daarvoor door Learning Together opgestelde geïntegreerde tijdlijn.

  • Planning van bijeenkomsten van casegroep en reviewteam.
  • Inbreng deelnemers in casegroep en reviewteam.

4. Inzichten vertalen

Het bespreken en bewerken van de inzichten en uitkomsten uit de diverse bijeenkomsten en analyseren van bijdragende factoren met het reviewteam.

  • Planning van de bijeenkomst van het reviewteam.
  • Reviewteam geeft aan wat de kiezen aanbevelingen zijn.

5. Rapportage

Opstellen en bespreken van eindrapport met opdrachtgever(s).

  • Planning van de bijeenkomst van de opdrachtgever(s).
  • Onderlinge afspraken over uit te voeren aanbevelingen.

6. Follow-up

Bij stap 5 af te spreken als optie: Follow-up om te bezien wat de leerreview heeft opgeleverd.

  • Beslissen of en met wie er een follow-up komt.
  • Planning van de follow-up bijeenkomst

[1]Veen, Pieter M. e.a., “Bij jeugdzorgincidenten openen LT-reviews de praktijk”, Zijlstra Center, Vrije Universiteit, Amsterdam, maart 2015.


 

methodicalh

Het methodisch hart van een leerreview is:

  1. Kijken met de kennis van toen en niet van nu (toen beschikte niet iedereen over alle kennis/informatie).
    Nagaan wat cruciale beslismomenten zijn geweest, voorafgaand aan het incident / de calamiteit.
  2. Nagaan wat daarbij de bijdragende factoren en context waren: persoonlijk, professioneel, cliënt/gezin, team, organisatie/management/cultuur, keten.
  3. Daaruit patronen destilleren, die de casuïstiek overstijgen, en vragen/overwegingen voorleggen ter verbetering van de praktijk(en) in een eindrapport aan de opdrachtgever(s). 

 


Leerreviews in stappen

Stap 1: Oriëntatie
Ter oriëntatie van organisaties heeft Learning Together een ‘Ontwerpdocument voor opdrachtgevers’ opgesteld. Wil men daarna verder oriënteren, dan kan een vrijblijvend oriëntatiegesprek worden gevraagd. Daarin bespreken de betrokken organisatie(s) met de projectleider en de beoogd reviewers de casus en de opzet van de leerreview die daarbij past. Op basis daarvan wordt een offerte opgesteld. Klik hier voor nadere toelichting. 

Stap 2: Verkenning
De opdrachtgever(s) stellen een reviewteam en een casegroep samen. Het reviewteam bestaat uit betrokkenen van de instellingen, die niet zelf bij de casus betrokken waren, maar kennis hebben van protocollen en beleid en die invloed hebben op veranderingen. De casegroep bestaat uit bij de casus betrokken professionals van de deelnemende instellingen. Desgewenst verzorgen de reviewbegeleiders een introductie voor het reviewteam en de casegroep.

Als onderdeel van deze stap worden de betrokken professionals geïnterviewd door de reviewbegeleiders. De te interviewen personen wordt tevoren gevraagd om een eigen tijdlijn over de casus op te stellen. Deze interviews kunnen desgewenst uitgebreid worden met interviews met cliënten en/of dossieronderzoek.
Op grond van die gegevens maken de reviewbegeleiders een geïntegreerde tijdlijn van de casus in de vorm van een verhaal dat als werkdocument gebruikt wordt.

Stap 3: Dialoog in leerbijeenkomsten
De geïntegreerde tijdlijn van de casus wordt in het reviewteam en in de casegroep gebruikt om te onderzoeken wat de cruciale momenten waren, welke bijdragende factoren er waren en welke patronen zichtbaar worden die de casus overstijgen.

Stap 4: Inzichten vertalen en aanbevelingen formuleren
Vervolgens stellen de reviewbegeleiders een concept reviewverslag op. Dit reviewverslag wordt ter commentaar voorgelegd aan het reviewteam die. Deze bijeenkomst wordt ook benut om aanbevelingen op te stellen aan de opdrachtgevers.

Stap 5: Rapportage
Als resultaat van stap 4 stellen de reviewbegeleiders een eindverslag op, dat aan de betrokken organisaties wordt aangeboden en met hen wordt besproken. 
In het eindverslag worden de cliëntgegevens geanonimiseerd. Het voor de dialoog opgestelde werkdocument en andere gegevens dienen te worden vernietigd.

Stap 6: Follow-up
Follow-up om te bezien wat de leerreview heeft opgeleverd. Dit is een optie, die bij stap 5 kan worden afgesproken:

 


Oriënteren

Een leerreview werkt alleen, wanneer de eindverantwoordelijken van de betrokken instellingen daar helemaal achter staan en zich realiseren dat veiligheid in de keten wordt gerealiseerd.
Regelmatig zijn er barrières: “Het is vooral een probleem van instelling xx”, ”We krijgen toch niet alsnog de schuld?”, “Willen de betrokken cliënten wel meewerken?”, “Die andere instelling werkt toch niet mee, waarom zouden wij dan ….?” Door goede voorlichting zijn die barrières vaak weg te nemen. Lukt dat niet, dan heeft een leerreview meestal geen zin en voorkomt het annuleren van de leerreview latere teleurstellingen.

Ervaren reviewleiders van Learning Together zijn daarom als kwartiermaker beschikbaar voor een korte consultatie aan de betrokken instellingen over de zinvolheid van een review van Learning Together in een specifieke situatie. Bij een positief antwoord wordt van alle betrokken instellingen verwacht, dat zij op directieniveau schriftelijk akkoord gaan met de spelregels van de leerreviews. Bijvoorbeeld over de tijd die in de review ingezet mag worden. Voor een zorgvuldige review moet men namelijk de tijd nemen. Verder moeten tevoren afspraken gemaakt worden over de verdeling van de kosten onder de participerende instellingen en, indien betrokken, de gemeente”..


Maatwerk

Er bestaat geen standaard review. Iedere review is maatwerk, afhankelijk van wat er gebeurd is, hoeveel instellingen er betrokken zijn en wat zij onderzocht willen hebben.
Wel is uit ervaring bekend dat een review meestal tussen 60 en 120 uur kost en dat dat min of meer evenredig is met het aantal betrokken instellingen. Dat kunnen er twee zijn, maar evengoed vijf. Zo blijkt het weleens tijdens de oriëntatiefase dat er meer instellingen betrokken zijn, dan aanvankelijk werd aangenomen.
Aan het eind van de oriëntatie wordt een maatwerk offerte uitgebracht. De kosten zijn uiteraard afhankelijk van het aantal uren. 

Kwaliteit

Essentieel voor de methode is dat er deskundige, onpartijdige begeleiders zijn, die het leerproces coachen en overdraagbaar maken. Daarvoor zorgt Learning Together door:
- Gedegen opleiding van reviewbegeleiders door Engelse opleiders en Nederlandse supervisoren
- Accreditering van reviewbegeleiders
- Supervisie en intervisie tijdens reviews
- Kennisuitwisseling met Learning Together Engeland