Leerreviews op hoofdlijn

De kern van Learning Together zijn de leerreviews. Pieter Veen schrijft daarover in zijn onderzoek: “Het perspectief waarmee een casus wordt onderzocht is dat hulp en bescherming de uitkomst zijn van samenwerking van mensen in een systeem van organisatorische afspraken, wetten en regels, tradities, gebruiken, reflexen en instrumenten. Het leerreview richt zich op dat systeem en hoe het komt dat de casus zich heeft voorgedaan, zoals die zich heeft voorgedaan. Dit systeemperspectief richt zich dus niet op de maker van de fout als schuldige, maar op het patroon in de samenwerking dat geleid heeft tot het incident, of het in ieder geval niet voorkomen heeft”. Verder schreef hij: “De methodiek geeft houvast en structuur in de aanpak van het review onderzoek, zowel voor de onderzoekers (reviewers) als voor de betrokkenen bij de casus (reviewees). Daarbij blijkt de methode bij de deelnemers een houding te creëren waarin open met elkaar gesproken wordt. De kracht van de methode is de veiligheid die ervaren wordt om open over de casus te spreken in al zijn complexe verbindingen en mensen zich ‘bloot’ durven te geven, binnen de beslotenheid van een review”. De houding van de reviewbegeleiders is daarom open en niet gericht op verantwoording afleggen door de betrokken medewerkers. Daarvoor moeten de deelnemers wel de toestemming tot deelname van hun organisatie ervaren en zich veilig genoeg voelen om informatie te delen. Alleen dan zal meer inzicht ontstaan in cruciale momenten en factoren die hebben bijdragen aan de wijze van handelen.

Een leerreview bestaat uit drie fasen:

Fase 1.
Voorbereiding 
Stap 1:   vooroverleg met de opdrachtgevers
Stap 2:   een review team samenstellen bestaande uit betrokkenen, staf en lijn
Stap 3:   selecteren wie aan de review moet deelnemen
Stap 4:   de deelnemers op de review voorbereiden  
   
Fase 2.
Gegevensverzameling
Stap 5:   dossierinformatie van een casus selecteren en bestuderen
Stap 6:   gesprekken voeren met de betrokkenen (uitgebreidheid afhankelijk van gemaakte afspraken) en zo mogelijk met de cliënt(en) 
   
Fase 3.
Gegevens ordenen en analyseren         
Stap 7:   met de deelnemers een rond verhaal maken
Stap 8:   selectie en verslaglegging van de belangrijkste gebeurtenissen en bijdragende factoren
Stap 9:   de verzamelde gegevens en de gegevensanalyse in dialoog met de deelnemers nakijken en volledig maken
Stap 10: algemene patronen uit de casus selecteren en prioriteren
Stap 11: aanbevelingen doen


Het methodisch hart van een leerreview is:

  • Kijken met de kennis van toen en niet van nu (toen beschikte niet iedereen over alle kennis/informatie).
  • Nagaan wat cruciale beslismomenten zijn geweest, voorafgaand aan het incident / de calamiteit.
  • Nagaan wat daarbij de bijdragende factoren en context waren: persoonlijk, professioneel, cliënt/gezin, team, organisatie/management/cultuur, keten.
  • Daaruit patronen destilleren, die de casuïstiek overstijgen, en vragen/overwegingen voorleggen ter verbetering van de praktijk(en) in een eindrapport aan de opdrachtgever(s).

[1]Veen, Pieter M. e.a., “Bij jeugdzorgincidenten openen LT-reviews de praktijk”, Zijlstra Center, Vrije Universiteit, Amsterdam, maart 2015.


Leerreviews in fasen

Fase 1: Voorbereiden van de review
De leerreviews worden begeleid door reviewbegeleiders van Learning Together. Dit zijn experts, die moderator zijn van het reviewproces. De eerste fase van Learning Together is het samenstellen van het reviewteam, bestaande uit betrokkenen van de instellingen, die niet zelf bij de casus betrokken waren, maar kennis hebben van protocollen en beleid en invloed hebben op veranderingen.
Daarnaast wordt er een casegroep samengesteld van bij de casus betrokken professionals vanuit de deelnemende instellingen.
Per review worden meestal twee reviewbegeleiders ingezet; zij maken deel uit van het reviewteam.
Daaraan voorafgaand is helder dat er bestuurlijk commitment is bij de deelnemende organisaties en dat er budgetafspraken zijn voor de inzet van de reviewbegeleiders.
De reviewbegeleiders verzorgen een introductie met het reviewteam en de casegroep over de werkwijze van deze methode.

Fase 2: Verzamelen van informatie
Naast dossieronderzoek worden de betrokken professionals en eventueel de cliënt(en) geïnterviewd. Dit leidt tot een ‘reconstructie’ van de casus in de vorm van een verhaal dat als werkdocument gebruikt wordt.

Fase 3: Leerbijeenkomsten en formuleren aanbevelingen
De ‘reconstriuctie’ van de casus wordt in het reviewteam en in de casegroep gebruikt om te onderzoeken welke bijdragende factoren er waren en welke patronen zichtbaar worden die de casus overstijgen.

  • wordt de reconstructie aangescherpt,
  • worden cruciale momenten besproken,
  • wordt bekeken welke factoren bijgedragen hebben aan de handelwijze van betrokkenen tijdens deze cruciale momenten,
  • worden casus overstijgende systeempatronen uit het verhaal gehaald en onderbouwd.

Vervolgens wordt een concept reviewverslag opgemaakt. Dit reviewverslag komt in een tweede bijeenkomst aan de orde, waarin alle betrokkenen hun reactie kunnen geven. Deze bijeenkomst wordt ook benut om aanbevelingen op te stellen. Daarmee wordt het reviewverslag aangevuld tot een eindverslag, dat aan de betrokken organisaties wordt aangeboden.

methodicalh


Verkenningsfase

Een leerreview werkt alleen, wanneer de eindverantwoordelijken van de betrokken instellingen daar helemaal achter staan en zich realiseren dat veiligheid in de keten wordt gerealiseerd.
Regelmatig zijn er barrières: “Het is vooral een probleem van instelling xx”, ”We krijgen toch niet alsnog de schuld?”, “Willen de betrokken cliënten wel meewerken?”, “Die andere instelling werkt toch niet mee, waarom zouden wij dan ….?” Door goede voorlichting zijn die barrières vaak weg te nemen. Lukt dat niet, dan heeft een leerreview meestal geen zin en voorkomt het annuleren van de leerreview latere teleurstellingen.

Ervaren reviewleiders van Learning Together zijn daarom als kwartiermaker beschikbaar voor een korte consultatie aan de betrokken instellingen over de zinvolheid van een review van Learning Together in een specifieke situatie. Bij een positief antwoord wordt van alle betrokken instellingen verwacht, dat zij op directieniveau schriftelijk akkoord gaan met de spelregels van de leerreviews. Bijvoorbeeld over de tijd die in de review ingezet mag worden. Voor een zorgvuldige review moet men namelijk de tijd nemen. Verder moeten tevoren afspraken gemaakt worden over de verdeling van de kosten onder de participerende instellingen.


Maatwerk

Er bestaat geen standaard review. Iedere review is maatwerk, afhankelijk van wat er gebeurd is, hoeveel instellingen er betrokken zijn en wat zij onderzocht willen hebben.
Wel is uit ervaring bekend dat een review meestal tussen 50 en 130 uur kost en dat dat min of meer evenredig is met het aantal betrokken instellingen. Dat kunnen er twee zijn, maar evengoed vijf. Zo blijkt het weleens tijdens de verkenningsfase dat er meer instellingen betrokken zijn, dan aanvankelijk werd aangenomen.
Aan het eind van de verkenning wordt een maatwerk offerte uitgebracht. De kosten zijn uiteraard afhankelijk van het aantal uren. Zoals elders beschreven (link) probeert Learning Together te komen tot een Leergarantiefonds, wat (het leeuwendeel) van de kosten voor zijn rekening neemt. Zolang dat er niet is, zullen de kosten verwerkt zijn in de offerte.

Kwaliteit
Essentieel voor de methode is dat er deskundige, onpartijdige begeleiders zijn, die het leerproces coachen en overdraagbaar maken. Daarvoor zorgt Learning Together door:
- Gedegen opleiding van reviewbegeleiders door Engelse opleiders en Nederlandse supervisoren
- Accreditering van reviewbegeleiders
- Supervisie en intervisie tijdens reviews
- Kennisuitwisseling met Learning Together Engeland